Automatisering af kontoropgaver
Forbind fakturamodtagelse, spørgsmål og godkendelse. Vi vurderer jeres programmer og sætter forløbet op; I godkender overdragelsen.
Forløbet i overblik · 6 trin
Se det trin for trinFakturaer kommer via e-mail, som PDF eller på papir, som nogen scanner ind. Hvor oplysningerne ikke allerede overføres, taster I leverandør, fakturanummer og beløb ind. Hvad materialet eller ydelsen var til, ved ofte kun den, der har bestilt, så der bliver spurgt i chatten. Før overdragelsen til bogholderiet eller revisoren leder nogen det sammen, der stadig mangler.
Sådan kan forløbet se ud, når det er sat op: seks trin, et af dem ligger hos jer.
Via e-mail eller som scanning: Hver faktura lander i én liste med original, afsender og modtagelsesdato. Flere fakturaer i én fil bliver adskilt.
I stedet for: Samle fakturaer fra indbakken, Åbne og sortere scanninger
Leverandør, fakturanummer, dato, beløb og forfaldsdato aflæses. E-fakturaer leverer det direkte, ved PDF'er og scanninger kan AI hjælpe. Usikre felter markeres i stedet for at blive gættet.
I stedet for: Taste fakturaoplysninger ind
Summer, obligatoriske oplysninger og mulige dubletter tjekkes, og leverandøren sammenholdes med jeres leverandørliste. Afviger bankoplysningerne, går fakturaen til gennemsyn.
I stedet for: Slå leverandør og bankoplysninger op
Er det uklart, hvilken opgave eller hvilket omkostningssted der bærer udgiften, får den, der har bestilt, et konkret spørgsmål med fakturaen vedhæftet. Svaret lander direkte ved fakturaen.
I stedet for: Spørge, hvad fakturaen var til, Overføre svarene
I ser, hvilke fakturaer der er klar, og hvorfor andre stadig venter, og godkender de færdige. Godkendelse betyder ikke betaling, der betales som hidtil.
Godkendte fakturaer går til bogholderiet med original og tilknytning. En oversigt viser, hvad der er overdraget, og hvad der stadig er åbent.
I stedet for: Samle bilag til overdragelsen
Jeres programmer bliver, hvor de er. Forløbet tager arbejdet imellem dem, og I kommer ind der, hvor jeres beslutning er nødvendig.
I dag: I er bindeleddet mellem fem programmer.Med automatisering: Jeres programmer er forbundet. I godkender.
Før: Taste fakturaoplysninger ind i hånden
Med forløbet: Oplysningerne kommer fra selve fakturaen
Før: Spørge rundt i teamet, hvad en faktura var til
Med forløbet: Et konkret spørgsmål går til den, der har bestilt
Før: Dubletter opdages sent
Med forløbet: Mulige dubletter er markeret før overdragelsen
Før: Samle bilag til overdragelsen
Med forløbet: Hver faktura sendes med original og tilknytning
Hvor oplysningerne kommer fra, hvad der forbinder dem, og hvor de ender. Nedenfor: hvordan I beholder kontrollen.
Fakturaer bliver i jeres indbakke, jeres mapper og jeres regnskabsprogram. Hvordan der bogføres, fastlægger I med jeres bogholderi eller revisor. AI til aflæsning bruger vi kun, hvis I giver jeres samtykke.
Større løsninger gennemfører vi trin for trin. Inden I investerer i at bygge videre, tester vi den første løsning i driften.
Fakturaer fra nogle få leverandører i indbakken: som en lille prototype med rigtige bilag.
Alle fakturaer fra indbakken kører igennem. I godkender hver overdragelse.
Scanninger og andre kanaler, afstemning med ordrer og et blik på kommende forfaldsdatoer.
Fortæl os, hvordan fakturaer kommer ind, og hvilke programmer I bruger. I den gratis indledende samtale drøfter vi, om eksisterende funktioner eller en tilpasset integration kunne være en passende vej.