Automatisering af kontoropgaver

Tid til at beslutte før hver forlængelse

Løbetider og opsigelsesfrister for jeres aftaler står ét sted. I god tid før hver registreret frist kommer en påmindelse, så I kan beslutte jer i ro og mag.

Hvem det er til
Virksomheder med serviceaftaler, softwareabonnementer, leasing og andre løbende aftaler, som ingen har samlet overblik over.
Programmer
  • E-mail-indbakke
  • Aftalemappe
  • Aftaleliste
  • Kalender
  • Fakturaer
AI
Valgfri
Startpunkt
Aftalerne på ét område, fx software

Forløbet i overblik · 5 trin

Se det trin for trin
  1. Trin 1 – Udløser: En aftale kommer til
  2. Trin 2 – AI · valgfri: Løbetid og frist læses ud
  3. Trin 3 – Automatisk: En gennemgangsdato sættes
  4. Trin 4 – I bestemmer: I vælger: beholde eller opsige
  5. Trin 5 – Resultat: Opsigelse eller næste gennemgangsdato
  • Sådan løber en opgave igennem
  • Her bestemmer I
  • Valgfri
Udgangspunkt

Sådan foregår det ofte i dag

Aftaler med leverandører og serviceudbydere ligger i indbakken, i mapper og nogle gange kun i hovedet på nogen. I kalenderen står måske udløbsdatoen, men ikke hvornår der senest skal opsiges. Den, der i sin tid indgik aftalen, er ikke altid til at få fat i. At en aftale er blevet forlænget, opdager man ofte først med næste faktura.

Hvor det driller i hverdagen

  1. Aftaler ligger spredt i indbakke og mapper
  2. Kalenderen viser udløbsdatoen, ikke opsigelsesfristen
  3. Forlængelsen opdages først med næste faktura
  • Arkivere aftaler fra indbakken (mellem E-mail-indbakke og Aftalemappe)
  • Finde den rigtige aftale frem (mellem Aftalemappe og jer; punkt 1 ovenfor)
  • Slå frister op og skrive dem i listen (mellem jer og Aftaleliste)
  • Sætte udløbsdatoen i kalenderen (mellem jer og Kalender; punkt 2 ovenfor)
  • Opdage forlængelsen på fakturaen (mellem Fakturaer og jer; punkt 3 ovenfor)
  • Skrive opsigelse og følge op på bekræftelsen (mellem jer og E-mail-indbakke)
I dag: I er bindeleddet mellem fem programmer.Her driller det (se ovenfor)
Forløbet

Trin for trin

Sådan kan forløbet se ud, når det er sat op: fem trin, et af dem ligger hos jer.

Trin 1 – Udløser: En aftale kommer til

En ny aftale eller en ændring kommer på e-mail. Dokumentet arkiveres i aftalemappen og føjes til aftalelisten.

  • Indbakke
  • Aftalemappe

I stedet for: Arkivere aftaler fra indbakken

Trin 2 – AI · valgfri: Løbetid og frist læses ud

Løbetid, forlængelse, opsigelsesfrist og opsigelsesmåde læses ud af aftalen og bekræftes én gang af jer. Ved lange aftaler kan AI hjælpe, ellers skriver I oplysningerne ind i en kort formular. En manglende frist står åben i stedet for at blive gættet.

  • Aftalemappe
  • Aftaleliste

I stedet for: Slå frister op og skrive dem i listen

Trin 3 – Automatisk: En gennemgangsdato sættes

Gennemgangsdatoen regnes baglæns fra sidste mulige opsigelsesdag, med god tid til at sammenligne. Den ansvarlige får datoen sammen med aftale, frist og seneste faktura.

  • Kalender
  • Aftaleliste
  • Fakturaer

I stedet for: Sætte udløbsdatoen i kalenderen, Finde den rigtige aftale frem, Opdage forlængelsen på fakturaen

Trin 4 – I bestemmer: I vælger: beholde eller opsige

I ser aftale, omkostninger og frist samlet og beslutter jer i ro og mag. Bliver der ikke truffet en beslutning, kommer en ny påmindelse i god tid.

  • Aftaleliste

Trin 5 – Resultat: Opsigelse eller næste gennemgangsdato

Ved en opsigelse laves et brev ud fra jeres skabelon, som I selv sender. Leverandørens bekræftelse arkiveres sammen med aftalen. Kommer der ingen, får I en påmindelse. Løber aftalen videre, planlægges næste gennemgangsdato.

  • Skabelon
  • Indbakke
  • Kalender

I stedet for: Skrive opsigelse og følge op på bekræftelsen

Hvad der ændrer sig

De samme programmer, mindre manuelt arbejde

Jeres programmer bliver, hvor de er. Forløbet tager arbejdet imellem dem, og I kommer ind der, hvor jeres beslutning er nødvendig.

I dag: I er bindeleddet mellem fem programmer.Med automatisering: Jeres programmer er forbundet. I beslutter i ro og mag.

  1. Før: Lede efter aftaler i indbakke og mapper

    Med forløbet: Alle aftaler står i én liste

  2. Før: Kalenderen viser kun udløbsdatoen

    Med forløbet: Påmindelsen kommer før opsigelsesfristen

  3. Før: Forlængelsen ses først på fakturaen

    Med forløbet: I beslutter, før en registreret aftale forlænges

  4. Før: Opsige og håbe på en bekræftelse

    Med forløbet: Bekræftelsen ligger sammen med aftalen

Byggesten

Hvad forløbet består af

Hvor oplysningerne kommer fra, hvad der forbinder dem, og hvor de ender. Nedenfor: hvordan I beholder kontrollen.

Input

  • E-mail-indbakke
  • Aftalemappe
  • Fakturaer

Behandling

  • Automatisering, der beregner frister og minder om dem
  • ValgfriAI til at læse lange aftaler

Resultat

  • Aftaleliste
  • Kalender

Kontrol

  • En frist gælder først, når I har bekræftet den
  • Opsigelser sender I selv
  • Mangler leverandørens bekræftelse, kommer en påmindelse

Jeres data

Aftalerne bliver i jeres mappe. I bestemmer, hvilke aftaler der tages med, og hvem der er ansvarlig. Hvordan en klausul skal læses juridisk, afklarer I som hidtil med jeres juridiske rådgiver. AI-tjenester bruger vi kun, hvis I giver samtykke.

Sådan kommer I i gang

Start småt, og byg videre

Større løsninger gennemfører vi trin for trin. Inden I investerer i at bygge videre, tester vi den første løsning i driften.

  1. Et udsnit, frem til jeres beslutning

    Prototype

    De løbende aftaler på ét område, fx software og service: registreret én gang, med påmindelser.

  2. Hele forløbet, i hverdagen

    Tag det i brug

    Nye aftaler kommer automatisk med. Hver frist har en ansvarlig person.

  3. Flere input og resultater

    Byg videre

    Alle aftaler, afstemning med fakturaerne og før hvert nyt abonnement et hurtigt tjek af, om I allerede har noget, der passer.

Er I blevet overrasket af en forlængelse?

Fortæl os om en aftale, der bare løb videre. I den gratis indledende samtale ser vi på, hvilke aftaler det giver mening at starte med.

Kontakt os om en gratis indledende samtale