Automatisering af kontoropgaver

Fra forespørgsel til tilbud

Forespørgsler kommer ind via e-mail eller formular. De bliver til et tilbudsudkast, som I bare skal tjekke og sende.

Hvem det er til
Håndværksvirksomheder, servicevirksomheder og små bureauer, der jævnligt skriver tilbud på forespørgsel.
Programmer
  • E-mail-indbakke
  • Kontaktformular
  • Prisliste
  • Tilbudsprogram
AI
Valgfri
Startpunkt
Lille prototype med én type forespørgsel

Forløbet i overblik · 6 trin

Se det trin for trin
  1. Trin 1 – Udløser: En forespørgsel kommer ind
  2. Trin 2 – AI · valgfri: Oplysningerne genkendes
  3. Trin 3 – Automatisk: Kunden findes eller oprettes
  4. Trin 4 – Automatisk: Tilbudsudkastet dannes
  5. Trin 5 – I bestemmer: I tjekker og godkender
  6. Trin 6 – Resultat: Opfølgningen er planlagt
  • Sådan løber en opgave igennem
  • Her bestemmer I
  • Valgfri
Udgangspunkt

Sådan foregår det ofte i dag

Forespørgsler kommer ind ad forskellige veje: via e-mail, via kontaktformularen, nogle gange med fotos eller mål vedhæftet. Nogen læser hver forespørgsel, finder de rigtige linjer i prislisten, taster kundeoplysningerne ind i tilbudsprogrammet og skal huske at følge op senere. Det er omhyggeligt arbejde, og det gentager sig ved hver forespørgsel.

Hvor det driller i hverdagen

  1. Kundeoplysninger tastes ind to gange
  2. Tilbud bliver liggende, når der er travlt
  3. Opfølgning afhænger af, at nogen husker det
  • Læse forespørgsler og finde oplysningerne (mellem E-mail-indbakke og jer)
  • Tjekke formularindsendelser (mellem Kontaktformular og jer)
  • Slå priser op (mellem jer og Prisliste)
  • Taste kundeoplysninger ind (mellem jer og Tilbudsprogram; punkt 1 ovenfor)
  • Overføre linjer (mellem Prisliste og Tilbudsprogram)
  • Sende tilbuddet (mellem Tilbudsprogram og E-mail-indbakke; punkt 2 ovenfor)
  • Huske at følge op (mellem jer og Kalender; punkt 3 ovenfor)
I dag: I er bindeleddet mellem fem programmer.Her driller det (se ovenfor)
Forløbet

Trin for trin

Sådan kan forløbet se ud, når det er sat op: seks trin, et af dem ligger hos jer.

Trin 1 – Udløser: En forespørgsel kommer ind

En ny e-mail eller en udfyldt formular starter forløbet. Ingen behøver sætte det i gang manuelt.

  • Indbakke
  • Formular

I stedet for: Tjekke formularindsendelser

Trin 2 – AI · valgfri: Oplysningerne genkendes

Navn, kontaktoplysninger, ønsket ydelse, mængde og ønsket dato læses ud af forespørgslen. Ved frit formulerede e-mails kan AI hjælpe, ved formularer går det uden.

  • E-mail
  • Formular

I stedet for: Læse forespørgsler og finde oplysningerne

Trin 3 – Automatisk: Kunden findes eller oprettes

Findes kunden allerede, bruges det eksisterende kundekort. Ellers oprettes et nyt, uden at taste noget ind igen.

  • Tilbudsprogram

I stedet for: Taste kundeoplysninger ind

Trin 4 – Automatisk: Tilbudsudkastet dannes

Passende linjer og priser kommer fra jeres prisliste. Udkastet oprettes i jeres vante program og layout.

  • Prisliste
  • Tilbudsprogram

I stedet for: Slå priser op, Overføre linjer

Trin 5 – I bestemmer: I tjekker og godkender

I får en besked med udkastet, retter det, der er brug for, og sender det. Intet går ud uden jeres godkendelse.

  • E-mail

Trin 6 – Resultat: Opfølgningen er planlagt

Kommer der ikke svar efter en uge, får I en påmindelse med en forberedt opfølgningstekst.

  • Kalender
  • E-mail

I stedet for: Huske at følge op

Hvad der ændrer sig

De samme programmer, mindre manuelt arbejde

Jeres programmer bliver, hvor de er. Forløbet tager arbejdet imellem dem, og I kommer ind der, hvor jeres beslutning er nødvendig.

I dag: I er bindeleddet mellem fem programmer.Med automatisering: Jeres programmer er forbundet. I godkender.

  1. Før: Taste kundeoplysninger ind i tilbudsprogrammet i hånden

    Med forløbet: Oplysningerne kommer direkte fra forespørgslen

  2. Før: Lede efter linjer i prislisten

    Med forløbet: Udkastet indeholder de passende linjer

  3. Før: Følge op, når nogen husker det

    Med forløbet: Påmindelsen kommer af sig selv

  4. Før: Forespørgsler spredt på indbakke og formular

    Med forløbet: Ét overblik over alle åbne forespørgsler

Byggesten

Hvad forløbet består af

Hvor oplysningerne kommer fra, hvad der forbinder dem, og hvor de ender. Nedenfor: hvordan I beholder kontrollen.

Input

  • E-mail-indbakke
  • Kontaktformular

Behandling

  • Automatisering, der forbinder jeres programmer
  • ValgfriAI til at læse fri tekst

Resultat

  • Tilbudsprogram
  • Kalender

Kontrol

  • Godkendelse via besked
  • Log over alle trin

Jeres data

Vi arbejder, hvor det er muligt, med de programmer, I allerede bruger. Hvilke data der skal hvorhen, aftaler vi sammen på forhånd. AI-tjenester bruger vi kun, hvis I siger ja til det.

Sådan kommer I i gang

Start småt, og byg videre

Større løsninger gennemfører vi trin for trin. Inden I investerer i at bygge videre, tester vi den første løsning i driften.

  1. Et udsnit, frem til jeres beslutning

    Prototype

    Én type forespørgsel, ét forløb: som lille prototype med rigtige eksempler.

  2. Hele forløbet, i hverdagen

    Tag det i brug

    Forløbet kører med rigtige forespørgsler. I godkender hvert tilbud.

  3. Flere input og resultater

    Byg videre

    Flere typer forespørgsler, automatisk opfølgning og et overblik over åbne tilbud.

Lyder det som jeres hverdag?

Fortæl os, hvordan forespørgsler kommer ind hos jer. I den gratis indledende samtale ser vi sammen på, om og hvordan forløbet kan automatiseres.

Kontakt os om en gratis indledende samtale