Büroarbeit automatisieren
Rechnungen von Lieferanten werden ausgelesen, geprüft und dem richtigen Auftrag zugeordnet. Ihr klärt nur, was offen ist, und gebt die Übergabe frei.
Der Ablauf auf einen Blick · 6 Schritte
Schritt für Schritt ansehenRechnungen kommen per E-Mail, als PDF oder auf Papier, das jemand einscannt. Für jede werden Lieferant, Rechnungsnummer und Beträge abgetippt. Wofür das Material oder die Leistung war, weiß oft nur, wer bestellt hat, also wird im Chat gefragt. Vor der Übergabe an Buchhaltung oder Steuerbüro sucht jemand zusammen, was noch fehlt.
So kann der Ablauf aussehen, wenn er eingerichtet ist: sechs Schritte, einer davon liegt bei euch.
Per E-Mail oder als Scan: Jede Rechnung landet mit Original, Absender und Eingangsdatum in einer Liste. Mehrere Rechnungen in einer Datei werden getrennt.
Statt bisher: Rechnungen aus dem Postfach sammeln, Scans öffnen und sortieren
Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Fälligkeit werden ausgelesen. E-Rechnungen liefern das direkt, bei PDFs und Scans kann KI helfen. Unsichere Felder werden markiert statt geraten.
Statt bisher: Rechnungsdaten abtippen
Summen, Pflichtangaben und mögliche doppelte Rechnungen werden geprüft, der Lieferant wird mit eurer Lieferantenliste abgeglichen. Weicht die Bankverbindung ab, geht die Rechnung zur Prüfung.
Statt bisher: Lieferant und Bankdaten nachschlagen
Ist unklar, welcher Auftrag oder welche Kostenstelle die Kosten trägt, bekommt die Person, die bestellt hat, eine konkrete Frage mit der Rechnung im Anhang. Die Antwort landet direkt bei der Rechnung.
Statt bisher: Fragen, wofür die Rechnung war, Antworten übertragen
Ihr seht, welche Rechnungen fertig sind und warum andere noch warten, und gebt die fertigen frei. Freigabe heißt nicht Zahlung, bezahlt wird wie bisher.
Freigegebene Rechnungen gehen mit Original und Zuordnung an die Buchhaltung. Eine Übersicht zeigt, was übergeben ist und was noch offen ist.
Statt bisher: Belege für die Übergabe zusammensuchen
Eure Programme bleiben. Die Arbeit dazwischen übernimmt der Ablauf, und ihr kommt dort ins Spiel, wo eure Entscheidung gefragt ist.
Heute: Ihr seid die Verbindung zwischen fünf Programmen.Mit Automatisierung: Eure Programme sind verbunden. Ihr gebt frei.
Bisher: Rechnungsdaten von Hand abtippen
Mit dem Ablauf: Die Daten kommen aus der Rechnung selbst
Bisher: Im Team herumfragen, wofür eine Rechnung war
Mit dem Ablauf: Eine konkrete Frage geht an die Person, die bestellt hat
Bisher: Doppelte Rechnungen fallen spät auf
Mit dem Ablauf: Mögliche doppelte Rechnungen sind vor der Übergabe markiert
Bisher: Belege für die Übergabe zusammensuchen
Mit dem Ablauf: Jede Rechnung geht mit Original und Zuordnung raus
Woher die Angaben kommen, was sie verbindet und wo sie landen. Darunter: wie ihr die Kontrolle behaltet.
Rechnungen bleiben in eurem Postfach, euren Ordnern und eurem Buchhaltungsprogramm. Wie gebucht wird, legt ihr mit eurer Buchhaltung oder eurem Steuerbüro fest. KI zum Auslesen setzen wir nur ein, wenn ihr zustimmt.
Größere Vorhaben setzen wir schrittweise um. Bevor ihr in den Ausbau investiert, prüfen wir die erste Lösung im Betrieb.
Rechnungen einiger Lieferanten aus dem Postfach: als kleiner Prototyp mit echten Belegen.
Alle Rechnungen aus dem Postfach laufen durch. Ihr gebt jede Übergabe frei.
Scans und weitere Eingänge, Abgleich mit Bestellungen und ein Blick auf anstehende Fälligkeiten.
Erzählt uns, wie Rechnungen bei euch ankommen und wo es hakt. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, wo ein kleiner Prototyp ansetzen kann.