Automatisering af kontoropgaver

Godt forberedt til hver ny opgave

Efter underskriften får kunden en liste over det, I har brug for. I ser, hvad der er kommet, og hvad der mangler, og starter, når det nødvendige er der.

Hvem det er til
Bureauer, revisionskontorer, it-leverandører og andre virksomheder, hvor hver ny opgave begynder med dokumenter, adgange og en startdato.
Programmer
  • Aftale
  • E-mail-indbakke
  • Kundemappe
  • Opgaveliste
  • Kalender
AI
Ikke nødvendig
Startpunkt
Én ydelse med en fast tjekliste

Forløbet i overblik · 5 trin

Se det trin for trin
  1. Trin 1 – Udløser: Aftalen er underskrevet
  2. Trin 2 – Automatisk: Tjekliste og opgaver oprettes
  3. Trin 3 – Automatisk: Det, der kommer ind, bliver afkrydset
  4. Trin 4 – I bestemmer: I giver grønt lys til start
  5. Trin 5 – Resultat: Opstartsmøde med kort briefing
  • Sådan løber en opgave igennem
  • Her bestemmer I
Udgangspunkt

Sådan foregår det ofte i dag

Aftalen er underskrevet, og nu skal det i gang. Nogen leder i gamle e-mails efter, hvad der præcist blev aftalt, skriver til kunden om, hvilke dokumenter der mangler, og opretter en mappe. Det, der allerede er sendt, bliver nogle gange bedt om igen. Ved det første møde viser det sig så, at en adgang eller en kontaktperson mangler.

Hvor det driller i hverdagen

  1. Det aftalte ligger begravet i gamle e-mails
  2. Dokumenter mangler eller bliver bedt om to gange
  3. Huller opdages først ved det første møde
  • Slå op, hvad der blev aftalt (mellem Aftale og jer; punkt 1 ovenfor)
  • Bede om dokumenter ét ad gangen (mellem jer og E-mail-indbakke)
  • Gennemgå og arkivere det, der kommer ind (mellem E-mail-indbakke og Kundemappe)
  • Tjekke, hvad der stadig mangler (mellem Kundemappe og jer; punkt 2 ovenfor)
  • Fordele forberedelsen i teamet (mellem jer og Opgaveliste)
  • Aftale startdato frem og tilbage (mellem jer og Kalender; punkt 3 ovenfor)
I dag: I er bindeleddet mellem fem programmer.Her driller det (se ovenfor)
Forløbet

Trin for trin

Sådan kan forløbet se ud, når det er sat op: fem trin, et af dem ligger hos jer.

Trin 1 – Udløser: Aftalen er underskrevet

Underskriften starter forløbet. Aftalt ydelse, periode og kontaktperson overføres, og kundemappen oprettes.

  • Aftale
  • Kundemappe

I stedet for: Slå op, hvad der blev aftalt

Trin 2 – Automatisk: Tjekliste og opgaver oprettes

Kunden får en velkomstbesked med det, I har brug for til denne ydelse, og hvornår. Teamet får sine opgaver med person og dato. Det, der allerede er kommet, bliver ikke bedt om igen.

  • E-mail
  • Opgaveliste

I stedet for: Bede om dokumenter ét ad gangen, Fordele forberedelsen i teamet

Trin 3 – Automatisk: Det, der kommer ind, bliver afkrydset

Det, kunden sender, lander i kundemappen og bliver afkrydset, så snart nogen i teamet har tjekket det. Påmindelser spørger kun efter det, der stadig mangler.

  • Kundemappe
  • E-mail

I stedet for: Gennemgå og arkivere det, der kommer ind, Tjekke, hvad der stadig mangler

Trin 4 – I bestemmer: I giver grønt lys til start

I ser, hvad der er kommet, og hvad der mangler, og beslutter: start, start med ét åbent punkt eller udskyd. Åbne punkter får en person og en dato.

  • Opgaveliste

Trin 5 – Resultat: Opstartsmøde med kort briefing

Mødet planlægges med alle involverede. På forhånd får alle en kort briefing: hvad der er aftalt, hvem der gør hvad, og hvad der stadig er åbent.

  • Kalender
  • E-mail

I stedet for: Aftale startdato frem og tilbage

Hvad der ændrer sig

De samme programmer, mindre manuelt arbejde

Jeres programmer bliver, hvor de er. Forløbet tager arbejdet imellem dem, og I kommer ind der, hvor jeres beslutning er nødvendig.

I dag: I er bindeleddet mellem fem programmer.Med automatisering: Jeres programmer er forbundet. I giver grønt lys.

  1. Før: Lede i gamle e-mails efter, hvad der blev aftalt

    Med forløbet: Det aftalte ligger i kundemappen fra dag ét

  2. Før: Bede om dokumenter ét ad gangen og rykke

    Med forløbet: Én tjekliste, påmindelser kun om det, der mangler

  3. Før: Forberedelsen fordeles i teamet hen ad vejen

    Med forløbet: Hver opgave har en person og en dato

  4. Før: Huller opdages ved det første møde

    Med forløbet: I starter, når det nødvendige er på plads

Byggesten

Hvad forløbet består af

Hvor oplysningerne kommer fra, hvad der forbinder dem, og hvor de ender. Nedenfor: hvordan I beholder kontrollen.

Input

  • Aftale
  • Kundemappe

Behandling

  • Automatisering af tjekliste, opgaver og påmindelser
  • Tjeklister pr. ydelse, fastlagt sammen én gang

Resultat

  • E-mail-indbakke
  • Opgaveliste
  • Kalender

Kontrol

  • I giver grønt lys til hver start
  • Kun det, nogen har tjekket, bliver afkrydset
  • Adgangskoder står aldrig i tjeklisten

Jeres data

Dokumenter lander i jeres kundemappe, ikke i et ekstra program. Hvad der står på tjeklisten, fastlægger I pr. ydelse. Adgange giver I på jeres sædvanlige måde.

Sådan kommer I i gang

Start småt, og byg videre

Større løsninger gennemfører vi trin for trin. Inden I investerer i at bygge videre, tester vi den første løsning i driften.

  1. Et udsnit, frem til jeres beslutning

    Prototype

    Én ydelse, én tjekliste: som en lille prototype ved jeres næste nye opgave.

  2. Hele forløbet, i hverdagen

    Tag det i brug

    Hver ny opgave for denne ydelse kører gennem forløbet. I giver grønt lys til hver start.

  3. Flere input og resultater

    Byg videre

    Tjeklister til flere ydelser, overblik over forudbetalingen før start og overdragelse direkte fra forespørgslen.

Hvad mangler der ofte hos jer ved start?

Fortæl os, hvad der sker efter underskriften, og hvad I igen og igen må spørge efter. I den gratis indledende samtale ser vi på, hvilken tjekliste der ville være en god start.

Kontakt os om en gratis indledende samtale