Automatisering af kontoropgaver
Uklare henvendelser får målrettede spørgsmål og en ansvarlig person, der siger ja. Det, der er åbent, forbliver synligt, indtil nogen har svaret.
Forløbet i overblik · 6 trin
Se det trin for trinÉn henvendelse kommer via formularen, en anden via e-mail med en vedhæftet fil. Ofte mangler der noget vigtigt: omfanget, tidsrammen eller hvem der beslutter hos kunden. Henvendelsen bliver sendt videre, nogen tjekker, om det allerede er en kunde, og i chatten afklares det, hvem der vender tilbage. Inden det første rigtige svar går ud, har flere læst den samme henvendelse.
Sådan kan forløbet se ud, når det er sat op: seks trin, et af dem ligger hos jer.
Formular eller e-mail starter forløbet. Hver henvendelse får én post med originaltekst og vedhæftede filer i stedet for at blive sendt videre.
I stedet for: Sende henvendelser videre til teamet
Kendte kontakter knyttes til kundekartoteket, og en ny besked lander ved samme henvendelse. Usikre match tjekker en af jer.
I stedet for: Tjekke, om det allerede er en kunde
Henvendelsen sammenlignes med det, I har brug for til en første samtale. Mangler der noget, bliver der forberedt et kort spørgsmål om netop det. Ved fri tekst kan AI hjælpe, med en god formular går det uden.
I stedet for: Finde ud af, hvad der egentlig er brug for, Formulere spørgsmål ét for ét
Ud fra jeres regler, fx efter ydelse eller område, foreslås en person. Den person får anliggende, kundekort og spørgsmål samlet i ét resumé.
I stedet for: Afklare i chatten, hvem der tager den
Den, der er ansvarlig, overtager henvendelsen, sender spørgsmålet eller ringer direkte. Den, der ikke kan, giver henvendelsen tilbage.
Svar, næste skridt og dato står ved henvendelsen. Udebliver kundens svar, kommer der en påmindelse.
I stedet for: Huske at følge op på svar
Jeres programmer bliver, hvor de er. Forløbet tager arbejdet imellem dem, og I kommer ind der, hvor jeres beslutning er nødvendig.
I dag: I er bindeleddet mellem fem programmer.Med automatisering: Jeres programmer er forbundet. I siger ja.
Før: Henvendelser sendes videre, indtil nogen tager dem
Med forløbet: Hver henvendelse har en person, der har sagt ja
Før: Spørgsmål formuleres forfra hver gang
Med forløbet: Spørgsmålet er forberedt og spørger kun om det, der mangler
Før: Om det allerede er en kunde, tjekker nogen i hånden
Med forløbet: Henvendelsen er knyttet til kundekortet
Før: Kun den, der sidder med henvendelsen, ved, at den er åben
Med forløbet: Ved hver henvendelse står næste skridt med dato
Hvor oplysningerne kommer fra, hvad der forbinder dem, og hvor de ender. Nedenfor: hvordan I beholder kontrollen.
Henvendelser og kundedata bliver i jeres programmer. Hvilke oplysninger I har brug for til en første samtale, og hvem der er ansvarlig for hvad, bestemmer I. AI-tjenester bruger vi kun, hvis I siger ja til det.
Større løsninger gennemfører vi trin for trin. Inden I investerer i at bygge videre, tester vi den første løsning i driften.
Én formular, én ydelse, faste spørgsmål: som lille prototype med rigtige henvendelser.
Rigtige henvendelser kører igennem. Hver har en person, der siger ja, og et næste skridt.
Dertil kommer indbakken, regler for flere ydelser og et blik på, hvilke oplysninger der ofte mangler.
Fortæl os, hvor henvendelser kommer ind, og hvad der skal ske, før nogen svarer. I den gratis indledende samtale ser vi sammen på et første skridt.