Büroarbeit automatisieren
Nach der Unterschrift bekommt der Kunde eine Liste mit allem, was ihr braucht. Ihr seht, was da ist und was fehlt, und startet, wenn das Nötige vorliegt.
Der Ablauf auf einen Blick · 5 Schritte
Schritt für Schritt ansehenDer Auftrag ist unterschrieben, jetzt soll es losgehen. Jemand sucht in alten E-Mails, was genau vereinbart war, schreibt dem Kunden, welche Unterlagen fehlen, und legt einen Ordner an. Was schon geschickt wurde, wird manchmal noch einmal angefragt. Im ersten Termin zeigt sich dann, dass ein Zugang oder eine Ansprechperson fehlt.
So kann der Ablauf aussehen, wenn er eingerichtet ist: fünf Schritte, einer davon liegt bei euch.
Die Unterschrift startet den Ablauf. Vereinbarte Leistung, Zeitraum und Ansprechperson werden übernommen, der Kundenordner wird angelegt.
Statt bisher: Nachlesen, was vereinbart wurde
Der Kunde bekommt eine Willkommensnachricht mit dem, was ihr für diese Leistung braucht und bis wann. Das Team bekommt seine Aufgaben mit Person und Datum. Was schon da ist, wird nicht noch einmal angefragt.
Statt bisher: Unterlagen einzeln anfordern, Vorbereitung im Team verteilen
Was der Kunde schickt, landet im Kundenordner und wird abgehakt, sobald jemand aus dem Team es geprüft hat. Erinnerungen fragen nur nach dem, was noch fehlt.
Statt bisher: Eingänge sichten und ablegen, Nachsehen, was noch fehlt
Ihr seht, was da ist und was fehlt, und entscheidet: starten, mit einem offenen Punkt starten oder verschieben. Offene Punkte bekommen eine Person und ein Datum.
Der Termin wird mit allen Beteiligten eingeplant. Vorab bekommen alle einen Kurzbrief: was vereinbart ist, wer was macht und was noch offen ist.
Statt bisher: Starttermin hin und her abstimmen
Eure Programme bleiben. Die Arbeit dazwischen übernimmt der Ablauf, und ihr kommt dort ins Spiel, wo eure Entscheidung gefragt ist.
Heute: Ihr seid die Verbindung zwischen fünf Programmen.Mit Automatisierung: Eure Programme sind verbunden. Ihr gebt den Start frei.
Bisher: In alten E-Mails nachlesen, was vereinbart war
Mit dem Ablauf: Das Vereinbarte liegt von Anfang an im Kundenordner
Bisher: Unterlagen einzeln anfordern und nachhaken
Mit dem Ablauf: Eine Checkliste, Erinnerungen nur für Fehlendes
Bisher: Vorbereitung im Team auf Zuruf
Mit dem Ablauf: Jede Aufgabe hat eine Person und ein Datum
Bisher: Lücken fallen im ersten Termin auf
Mit dem Ablauf: Ihr startet, wenn das Nötige da ist
Woher die Angaben kommen, was sie verbindet und wo sie landen. Darunter: wie ihr die Kontrolle behaltet.
Unterlagen landen in eurem Kundenordner, nicht in einem zusätzlichen Programm. Was auf der Checkliste steht, legt ihr je Leistung fest. Zugänge gebt ihr auf eurem üblichen Weg frei.
Größere Vorhaben setzen wir schrittweise um. Bevor ihr in den Ausbau investiert, prüfen wir die erste Lösung im Betrieb.
Eine Leistung, eine Checkliste: als kleiner Prototyp beim nächsten neuen Auftrag.
Jeder neue Auftrag für diese Leistung läuft durch den Ablauf. Ihr gebt jeden Start frei.
Checklisten für weitere Leistungen, die Anzahlung vor dem Start im Blick und die Übergabe direkt aus der Anfrage.
Erzählt uns, was nach der Unterschrift passiert und was ihr immer wieder nachfragt. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir, welche Checkliste ein guter Anfang wäre.