Büroarbeit automatisieren
Laufzeiten und Kündigungsfristen eurer Verträge stehen an einer Stelle. Rechtzeitig vor jeder erfassten Frist kommt eine Erinnerung und ihr entscheidet in Ruhe.
Der Ablauf auf einen Blick · 5 Schritte
Schritt für Schritt ansehenVerträge mit Lieferanten und Dienstleistern liegen im Postfach, in Ordnern und manchmal nur im Kopf. Im Kalender steht vielleicht das Laufzeitende, aber nicht, bis wann gekündigt werden muss. Wer den Vertrag damals abgeschlossen hat, ist nicht immer greifbar. Dass sich ein Vertrag verlängert hat, zeigt oft erst die nächste Rechnung.
So kann der Ablauf aussehen, wenn er eingerichtet ist: fünf Schritte, einer davon liegt bei euch.
Ein neuer Vertrag oder eine Änderung kommt per E-Mail. Das Dokument wird im Vertragsordner abgelegt und in die Vertragsliste aufgenommen.
Statt bisher: Verträge aus dem Postfach ablegen
Laufzeit, Verlängerung, Kündigungsfrist und Kündigungsweg werden aus dem Vertrag ausgelesen und einmal von euch bestätigt. Bei langen Verträgen kann KI helfen, sonst tragt ihr die Angaben in ein kurzes Formular ein. Eine fehlende Frist bleibt offen, statt geschätzt zu werden.
Statt bisher: Fristen nachlesen und in die Liste tragen
Der Prüftermin wird vom letzten möglichen Kündigungstag aus rückwärts gerechnet, mit genug Zeit zum Vergleichen. Die zuständige Person bekommt den Termin mit Vertrag, Frist und letzter Rechnung.
Statt bisher: Laufzeitende in den Kalender tragen, Den richtigen Vertrag heraussuchen, Verlängerung an der Rechnung bemerken
Ihr seht Vertrag, Kosten und Frist zusammen und entscheidet in Ruhe. Bleibt die Entscheidung aus, kommt rechtzeitig eine zweite Erinnerung.
Bei einer Kündigung entsteht ein Schreiben aus eurer Vorlage, das ihr selbst verschickt. Die Bestätigung des Anbieters wird beim Vertrag abgelegt. Kommt keine, gibt es eine Erinnerung. Läuft der Vertrag weiter, wird der nächste Prüftermin eingeplant.
Statt bisher: Kündigung schreiben und Bestätigung nachhalten
Eure Programme bleiben. Die Arbeit dazwischen übernimmt der Ablauf, und ihr kommt dort ins Spiel, wo eure Entscheidung gefragt ist.
Heute: Ihr seid die Verbindung zwischen fünf Programmen.Mit Automatisierung: Eure Programme sind verbunden. Ihr entscheidet in Ruhe.
Bisher: Verträge in Postfach und Ordnern suchen
Mit dem Ablauf: Alle Verträge stehen in einer Liste
Bisher: Im Kalender steht nur das Laufzeitende
Mit dem Ablauf: Die Erinnerung kommt vor der Kündigungsfrist
Bisher: Die Verlängerung zeigt erst die Rechnung
Mit dem Ablauf: Ihr entscheidet, bevor sich ein erfasster Vertrag verlängert
Bisher: Kündigen und auf eine Bestätigung hoffen
Mit dem Ablauf: Die Bestätigung liegt beim Vertrag
Woher die Angaben kommen, was sie verbindet und wo sie landen. Darunter: wie ihr die Kontrolle behaltet.
Verträge bleiben in eurem Ordner. Welche Verträge aufgenommen werden und wer zuständig ist, legt ihr fest. Wie eine Klausel rechtlich zu lesen ist, klärt ihr wie bisher mit eurer Rechtsberatung. KI-Dienste setzen wir nur ein, wenn ihr zustimmt.
Größere Vorhaben setzen wir schrittweise um. Bevor ihr in den Ausbau investiert, prüfen wir die erste Lösung im Betrieb.
Die laufenden Verträge eines Bereichs, etwa Software und Wartung: einmal erfasst, mit Erinnerungen.
Neue Verträge kommen automatisch dazu. Jede Frist hat eine zuständige Person.
Alle Verträge, Abgleich mit den Rechnungen und vor jedem neuen Abo ein kurzer Blick, ob es schon etwas Passendes gibt.
Erzählt uns von einem Vertrag, der einfach weiterlief. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir, mit welchen Verträgen ein Anfang sinnvoll ist.