Büroarbeit automatisieren
Unklare Anfragen bekommen gezielte Rückfragen und eine zuständige Person, die zusagt. Was offen ist, bleibt sichtbar, bis jemand geantwortet hat.
Der Ablauf auf einen Blick · 6 Schritte
Schritt für Schritt ansehenEine Anfrage kommt über das Formular, eine andere per E-Mail mit Anhang. Oft fehlt etwas Wichtiges: der Umfang, der Zeitrahmen oder wer beim Kunden entscheidet. Die Anfrage wird weitergeleitet, jemand prüft, ob es schon ein Kunde ist, und im Chat wird geklärt, wer sich meldet. Bis die erste richtige Antwort rausgeht, haben mehrere Leute dieselbe Anfrage gelesen.
So kann der Ablauf aussehen, wenn er eingerichtet ist: sechs Schritte, einer davon liegt bei euch.
Formular oder E-Mail startet den Ablauf. Jede Anfrage bekommt einen Eintrag mit Originaltext und Anhängen, statt weitergeleitet zu werden.
Statt bisher: Anfragen ins Team weiterleiten
Bekannte Kontakte werden mit der Kundenkartei verknüpft, eine zweite Nachricht landet bei derselben Anfrage. Unsichere Treffer prüft jemand von euch.
Statt bisher: Nachsehen, ob es schon ein Kunde ist
Die Anfrage wird mit dem verglichen, was ihr für ein erstes Gespräch braucht. Fehlt etwas, entsteht eine kurze Rückfrage nur dazu. Bei freien Texten kann KI helfen, bei einem guten Formular geht es ohne.
Statt bisher: Herauslesen, was gebraucht wird, Rückfragen einzeln formulieren
Nach euren Regeln, etwa nach Leistung oder Region, wird eine Person vorgeschlagen. Diese Person bekommt Anliegen, Kundeneintrag und Rückfrage in einem Kurzbrief.
Statt bisher: Im Chat klären, wer sich kümmert
Wer zuständig ist, übernimmt die Anfrage, schickt die Rückfrage ab oder ruft direkt an. Wer nicht kann, gibt die Anfrage zurück.
Antwort, nächster Schritt und Datum stehen bei der Anfrage. Bleibt die Antwort des Kunden aus, kommt eine Erinnerung.
Statt bisher: An Rückmeldungen denken
Eure Programme bleiben. Die Arbeit dazwischen übernimmt der Ablauf, und ihr kommt dort ins Spiel, wo eure Entscheidung gefragt ist.
Heute: Ihr seid die Verbindung zwischen fünf Programmen.Mit Automatisierung: Eure Programme sind verbunden. Ihr sagt zu.
Bisher: Anfragen werden weitergeleitet, bis sich jemand findet
Mit dem Ablauf: Jede Anfrage hat eine Person, die zugesagt hat
Bisher: Rückfragen werden jedes Mal neu formuliert
Mit dem Ablauf: Die Rückfrage ist vorbereitet und fragt nur, was fehlt
Bisher: Ob es schon ein Kunde ist, prüft jemand von Hand
Mit dem Ablauf: Die Anfrage ist mit dem Kundeneintrag verknüpft
Bisher: Offene Anfragen kennt nur, wer gerade daran sitzt
Mit dem Ablauf: Bei jeder Anfrage steht der nächste Schritt mit Datum
Woher die Angaben kommen, was sie verbindet und wo sie landen. Darunter: wie ihr die Kontrolle behaltet.
Anfragen und Kundendaten bleiben in euren Programmen. Welche Angaben ihr für ein erstes Gespräch braucht und wer wofür zuständig ist, legt ihr fest. KI-Dienste setzen wir nur ein, wenn ihr zustimmt.
Größere Vorhaben setzen wir schrittweise um. Bevor ihr in den Ausbau investiert, prüfen wir die erste Lösung im Betrieb.
Ein Formular, eine Leistung, feste Rückfragen: als kleiner Prototyp mit echten Anfragen.
Echte Anfragen laufen durch. Jede hat eine Person, die zusagt, und einen nächsten Schritt.
Dazu kommen das Postfach, Regeln für weitere Leistungen und ein Blick darauf, welche Angaben oft fehlen.
Erzählt uns, wo Anfragen ankommen und was passieren muss, bevor jemand antwortet. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam auf einen ersten Schritt.