Büroarbeit automatisieren

Aus Anfragen werden Angebote

Anfragen kommen per E-Mail oder Formular an. Daraus entsteht ein Angebotsentwurf, den ihr nur noch prüft und abschickt.

Für wen
Handwerksbetriebe, Dienstleister und kleine Agenturen, die regelmäßig Angebote auf Anfrage schreiben.
Programme
  • E-Mail-Postfach
  • Kontaktformular
  • Preisliste
  • Angebotsprogramm
KI
Optional
Einstieg
Kleiner Prototyp mit einer Anfrageart

Der Ablauf auf einen Blick · 6 Schritte

Schritt für Schritt ansehen
  1. Schritt 1 – Auslöser: Anfrage kommt an
  2. Schritt 2 – KI · optional: Angaben werden erkannt
  3. Schritt 3 – Automatisch: Kunde wird gefunden oder angelegt
  4. Schritt 4 – Automatisch: Angebots­entwurf entsteht
  5. Schritt 5 – Ihr entscheidet: Ihr prüft und gebt frei
  6. Schritt 6 – Ergebnis: Nachfassen ist eingeplant
  • So läuft eine Aufgabe durch
  • Hier entscheidet ihr
  • Optional
Ausgangslage

So läuft es oft heute

Anfragen kommen über verschiedene Wege: per E-Mail, über das Kontaktformular, manchmal mit Fotos oder Maßen im Anhang. Jemand liest jede Anfrage, sucht die passenden Positionen in der Preisliste, tippt die Kundendaten ins Angebotsprogramm und muss daran denken, später nachzufassen. Das ist sorgfältige Arbeit, die sich bei jeder Anfrage wiederholt.

Wo es im Alltag hakt

  1. Kundendaten werden doppelt eingetippt
  2. Angebote bleiben liegen, wenn viel zu tun ist
  3. Nachfassen hängt davon ab, dass jemand daran denkt
  • Anfragen lesen und Angaben heraussuchen (zwischen E-Mail-Postfach und euch)
  • Formular-Eingänge prüfen (zwischen Kontaktformular und euch)
  • Preise nachschlagen (zwischen euch und Preisliste)
  • Kundendaten abtippen (zwischen euch und Angebotsprogramm; Punkt 1 oben)
  • Positionen übertragen (zwischen Preisliste und Angebotsprogramm)
  • Angebot verschicken (zwischen Angebotsprogramm und E-Mail-Postfach; Punkt 2 oben)
  • An das Nachfassen denken (zwischen euch und Kalender; Punkt 3 oben)
Heute: Ihr seid die Verbindung zwischen fünf Programmen.Hier hakt es (siehe oben)
Der Ablauf

Schritt für Schritt

So kann der Ablauf aussehen, wenn er eingerichtet ist: sechs Schritte, einer davon liegt bei euch.

Schritt 1 – Auslöser: Anfrage kommt an

Eine neue E-Mail oder ein ausgefülltes Formular startet den Ablauf. Niemand muss ihn von Hand anstoßen.

  • Postfach
  • Formular

Statt bisher: Formular-Eingänge prüfen

Schritt 2 – KI · optional: Angaben werden erkannt

Name, Kontaktdaten, gewünschte Leistung, Menge und Wunschtermin werden aus der Anfrage gelesen. Bei frei formulierten E-Mails kann KI dabei helfen, bei Formularen geht es ohne.

  • E-Mail
  • Formular

Statt bisher: Anfragen lesen und Angaben heraussuchen

Schritt 3 – Automatisch: Kunde wird gefunden oder angelegt

Gibt es den Kunden schon, wird der vorhandene Eintrag verwendet. Sonst wird ein neuer angelegt, ohne Abtippen.

  • Angebotsprogramm

Statt bisher: Kundendaten abtippen

Schritt 4 – Automatisch: Angebots­entwurf entsteht

Passende Positionen und Preise kommen aus eurer Preisliste. Der Entwurf entsteht in eurem gewohnten Programm und Layout.

  • Preisliste
  • Angebotsprogramm

Statt bisher: Preise nachschlagen, Positionen übertragen

Schritt 5 – Ihr entscheidet: Ihr prüft und gebt frei

Ihr bekommt eine Nachricht mit dem Entwurf, passt an, was nötig ist, und schickt ihn ab. Ohne eure Freigabe geht nichts raus.

  • E-Mail

Schritt 6 – Ergebnis: Nachfassen ist eingeplant

Kommt nach einer Woche keine Antwort, erhaltet ihr eine Erinnerung mit einem vorbereiteten Nachfass-Text.

  • Kalender
  • E-Mail

Statt bisher: An das Nachfassen denken

Was sich ändert

Dieselben Programme, weniger Handarbeit

Eure Programme bleiben. Die Arbeit dazwischen übernimmt der Ablauf, und ihr kommt dort ins Spiel, wo eure Entscheidung gefragt ist.

Heute: Ihr seid die Verbindung zwischen fünf Programmen.Mit Automatisierung: Eure Programme sind verbunden. Ihr gebt frei.

  1. Bisher: Kundendaten von Hand ins Angebotsprogramm tippen

    Mit dem Ablauf: Die Daten kommen direkt aus der Anfrage

  2. Bisher: Positionen in der Preisliste zusammensuchen

    Mit dem Ablauf: Der Entwurf enthält die passenden Positionen

  3. Bisher: Nachfassen, wenn jemand daran denkt

    Mit dem Ablauf: Die Erinnerung kommt von selbst

  4. Bisher: Anfragen verteilt auf Postfach und Formular

    Mit dem Ablauf: Ein Überblick über alle offenen Anfragen

Bausteine

Woraus der Ablauf besteht

Woher die Angaben kommen, was sie verbindet und wo sie landen. Darunter: wie ihr die Kontrolle behaltet.

Eingang

  • E-Mail-Postfach
  • Kontaktformular

Verarbeitung

  • Automatisierung, die eure Programme verbindet
  • OptionalKI zum Auslesen freier Texte

Ergebnis

  • Angebotsprogramm
  • Kalender

Kontrolle

  • Freigabe per Nachricht
  • Protokoll aller Schritte

Eure Daten

Wir arbeiten, wo möglich, mit den Programmen, die ihr schon nutzt. Welche Daten wohin fließen, legen wir vorher gemeinsam fest. KI-Dienste setzen wir nur ein, wenn ihr zustimmt.

So startet ihr

Klein anfangen, dann ausbauen

Größere Vorhaben setzen wir schrittweise um. Bevor ihr in den Ausbau investiert, prüfen wir die erste Lösung im Betrieb.

  1. Ein Ausschnitt, bis zu eurer Entscheidung

    Prototyp

    Eine Anfrageart, ein Ablauf: als kleiner Prototyp mit echten Beispielen.

  2. Der ganze Ablauf, im Alltag

    Im Alltag einsetzen

    Der Ablauf läuft mit echten Anfragen. Ihr gebt jedes Angebot frei.

  3. Weitere Eingänge und Ergebnisse

    Ausbauen

    Weitere Anfragearten, automatisches Nachfassen und eine Übersicht über offene Angebote.

Klingt nach eurem Alltag?

Erzählt uns, wie Anfragen bei euch ankommen. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir gemeinsam, ob und wie sich der Ablauf automatisieren lässt.

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