Den Ablauf so beschreiben, dass ihr ihn prüfen könnt
Grenzt den Anfang und das fertige Ergebnis ein. „Kundenverwaltung“ ist dafür zu breit. Konkreter wäre: „Nach der Auftragsbestätigung Unterlagen anfordern und festhalten, ob der Auftrag starten kann.“
Haltet fest, welche Programme und Personen beteiligt sind. Die verantwortliche Person muss auch entscheiden können, was bei fehlenden Angaben passiert. Schreibt offene Fragen ausdrücklich als „unbekannt“ auf.
| Was ihr erfasst | Eine hilfreiche Antwort |
|---|---|
| Auslöser und Ergebnis | Wodurch beginnt der Ablauf? Woran erkennt ihr, dass er abgeschlossen ist? |
| Heutige Arbeit | Welche Handgriffe fallen an? Wo werden Angaben übertragen oder geprüft? |
| Häufigkeit und Zeit | Wie oft passiert das im gleichen Zeitraum? Wie viel aktive Bearbeitungszeit braucht ein Fall? |
| Ausnahmen | Was fehlt oder weicht ab? Wer entscheidet dann? |
| Nutzen | Welche Arbeit soll entfallen? Welcher Fehler oder welche Verzögerung soll seltener werden? |
| Umsetzung | Was können vorhandene Programme bereits? Welche Zugriffe oder Schnittstellen wären nötig? |
| Aufwand und Betrieb | Was kosten Einrichtung und Betreuung? Wer übernimmt spätere Änderungen? |
Kennzeichnet, woher eure Zahlen kommen: gemessene Bearbeitungen, nachvollziehbare Aufzeichnungen oder eine Schätzung. Führt unterschiedliche Fallarten bei Bedarf getrennt auf. Wartezeit auf eine Antwort gehört gesondert neben die aktive Bearbeitungszeit.
Ein fiktiver Auftragsstart, offen gerechnet
Alle Angaben in diesem Beispiel sind synthetisch. Sie beschreiben keinen Kunden und kein gemessenes Projektergebnis.
Ein erfundener Dienstleistungsbetrieb startet zwölf Kundenaufträge pro Monat. Für Ordner, Unterlagenanforderung und Statuspflege setzen wir 15 aktive Minuten je Auftrag an. Hinzu kommen sechs zusätzliche Rückfragen zu je acht Minuten. Ihre Zeit ist in den 15 Minuten noch nicht enthalten.
| Bestandteil | Rechnung und Zeit pro Monat |
|---|---|
| Regelmäßige Bearbeitung | 12 Aufträge mal 15 Minuten = 180 Minuten |
| Zusätzliche Rückfragen | 6 Rückfragen mal 8 Minuten = 48 Minuten |
| Heutiger Aufwand im Beispiel | 180 plus 48 = 228 Minuten, also 3 Stunden 48 Minuten |
Für eure Werte: Fälle pro Monat mal Minuten je Fall, plus zusätzliche Bearbeitungen pro Monat mal Zusatzminuten. Zählt zusätzliche Bearbeitungen nur gesondert, wenn sie noch nicht im normalen Fall enthalten sind. Reine Wartezeit und entgangener Umsatz gehören nicht in diese Minutenrechnung.
Mit einem ausschließlich für das Beispiel gewählten internen Wertansatz von 30 Euro je Arbeitsstunde ergibt sich: 228 / 60 mal 30 = 114 Euro bewerteter heutiger Zeitaufwand pro Monat. Der Wertansatz ist kein Freistil-Preis.
Die 114 Euro bewerten die heutige Arbeitszeit. Welcher Anteil tatsächlich frei werden könnte, ist offen. Fachliche Prüfung und Startentscheidung können weiter Arbeit erfordern. Ein Zeitgewinn führt nicht automatisch zu einer Auszahlung oder geringeren Personalkosten. Für vermiedene Verzögerungen fehlen im Beispiel Daten; dafür setzen wir keinen Geldbetrag an.
Nutzen, Kosten und Ausnahmen zusammen betrachten
Ein prüfbares Ziel wäre: Zu jedem Auftrag ist sichtbar, welche Unterlagen vorliegen und welche noch geprüft werden müssen. Die zuständige Person kann den Start freigeben. Eine hochgeladene Datei allein löst diese Entscheidung noch nicht aus.
| Entscheidung | Im fiktiven Beispiel |
|---|---|
| Wer trägt die Verantwortung? | Eine festgelegte Person in der Auftragskoordination. Die Rolle ist erfunden. |
| Welche Ausnahme bleibt wichtig? | Unterlagen sind eingegangen, passen aber nicht zur vereinbarten Leistung. |
| Was soll dann passieren? | Status bleibt offen; die zuständige Person prüft und stellt eine konkrete Rückfrage. |
| Was ist technisch zu klären? | Ob Aufgabenliste, Ablage und E-Mail-Programm den Ablauf bereits unterstützen und miteinander verbunden werden können. |
| Welche Kosten fehlen noch? | Einmalige Einrichtung, Prüfung und Einführung sowie mögliche laufende Software- und Betreuungskosten. |
| Was folgt daraus? | Zuerst vorhandene Funktionen und Zuständigkeiten prüfen. Umfang und Wirtschaftlichkeit einer zusätzlichen Umsetzung lassen sich danach beurteilen. |
Berücksichtigt auch eure eigene Zeit für Abstimmung, Tests und Einführung. Für Fehler und spätere Änderungen braucht es eine Zuständigkeit. Einen möglichen Zeitgewinn bewertet ihr getrennt von tatsächlich vermeidbaren Ausgaben.
Den nächsten Schritt auswählen
| Eure Beobachtung | Sinnvoller nächster Schritt |
|---|---|
| Eine vorhandene Programmfunktion könnte die Aufgabe bereits abdecken. | Funktion und Berechtigungen prüfen und den Ablauf damit ausprobieren. |
| Angaben werden nach klaren Regeln zwischen Programmen übertragen. | Eine Verbindung prüfen: benötigte Daten, verfügbare Zugriffe, Ausnahmen und Verantwortung für den Betrieb klären. |
| Zuständigkeit, benötigte Angaben oder Freigabe sind unklar. | Diese Entscheidungen mit den Beteiligten festlegen und die Beschreibung aktualisieren. |
| Der Nutzen ist gering oder noch unbelegt; wichtige Aufwände sind offen. | Fehlende Werte erheben oder das Vorhaben gegenüber einem besser begründeten Ablauf zurückstellen. |
Die Tabelle ist eine Entscheidungshilfe. Sie vergibt keinen allgemeinen Automatisierungsscore und ersetzt die Prüfung eures konkreten Vorhabens nicht.
Ein Beispiel für wiederkehrende Unterlagen und Freigaben findet ihr unter Auftragsstart vorbereiten.